Bases de datos en la gestión comercial

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En la actividad comercial las bases de datos son un recurso fundamental para identificar y contactar potenciales clientes, proveedores, organizaciones de la competencia y otras figuras institucionales y corporativas de interés para el buen fin de las operaciones comerciales. En la elaboración de ficheros comerciales, hay que tener en cuenta tanto el diseño ofimático del fichero como el lugar donde se encuentra el soporte documental físico, si bien con el avance de los recursos tecnológicos y la proliferación de la gestión de documentos digitales, se tiende a la eliminación o reducción significativa de los soportes impresos. Tan importante es que el documento se encuentre archivado en un fichero seguro como que la ruta de acceso para utilizarlo sea fácil y segura. Asimismo, es necesario dimensionar el fichero para saber el espacio que necesitaremos hoy y en el futuro. Se recomienda utilizar una carpeta, ficha o archivo para cada temática, es decir, uno para clientes, otro para proveedores y así sucesivamente. 

Las carpetas digitales o físicas se nombrarán con títulos identificativos de lo que contienen, por ejemplo: pedidos, facturas, transferencias… También, se debe incorporar el periodo de tiempo, por ejemplo: mes, año… De esta forma, si disponemos de unas especificaciones de archivo estudiadas conforme a nuestras necesidades comerciales, a la hora de recuperar el documento, el proceso será sencillo y, a la vez, eficaz, ayudándonos del protocolo de archivo y de los recursos informáticos que utilicemos. Todo protocolo de gestión de ficheros de clientes o proveedores, no solo deberá registrar y archivar lo relativo a los presupuestos, pedidos, albaranes o facturas, también las devoluciones, descuentos, rapeles, pagos, cobros, contratos, plantilla de condiciones y la agenda de relaciones con el cliente o proveedor en concreto, incluyendo, en la medida de las posibilidades telemáticas, aspectos tales como la correspondencia mantenida, cartas o correos electrónicos.

Las actuales tendencias en gestión de ficheros tienden a centralizar información de clientes y proveedores en una macro base. Por ello, deberemos disponer de aplicativos informáticos para optimizar la gestión de los datos, eligiendo aquel que disponga de la mejor relación precio-rendimiento-ajuste a las necesidades administrativas comerciales. Asimismo, disponer de la información que emana de las relaciones comerciales no cabe duda que enriquecerá las negociaciones futuras con el cliente o el proveedor, mejorando las posibilidades de negocio, fidelizando a los clientes, reforzando la alianza con los proveedores y, en síntesis, fortaleciendo los lazos de confianza con ambos. Recordad que un sistema de gestión que propicie la generación, seguimiento y control de datos estadísticos y otras métricas, afectará muy positivamente en la toma de decisiones no solo comerciales, sino, también, de otra índole, como financieras, económicas, logísticas…

Al igual que con una agenda de direcciones, cada anotación que realicemos en la base de datos podrá tener varias fracciones de información. Si estamos tratando datos de clientes, podemos tener el nombre de la empresa, su número de identificación fiscal, la dirección, el número de teléfono, el representante… El registro de datos comerciales debe contener toda la información necesaria y debidamente ordenada o clasificada para la gestión administrativa y comercial, por lo que la estructura de la base de datos estará condicionada por las vinculaciones de los distintos datos. En este sentido, la base de datos de clientes o proveedores contendrá tantas filas como empresas clientes o proveedoras tengamos y tantas columnas como datos individualizados necesitemos introducir por cada cliente o proveedor: nombre de la empresa, identificación fiscal, domicilio, teléfono, email, representante… así como otra información que consideremos de interés.

En las bases de datos relacionales se pueden registrar datos por varios caminos, incluso con otros formatos (procesadores de textos, hojas de cálculo…), al dividirse la información en varias tablas u hojas. El archivo de datos en tablas autónomas atenúa la complicación de la organización de la tabla, aminorando la necesidad de conservar datos reiterados o repetitivos. Determinados programas informáticos de bases de datos disponen de tareas o comandos que permiten el establecimiento dinámico de relaciones entre las distintas tablas que conforman el paquete relacional. Por ejemplo, puedo usar la base de datos relacional para establecer una relación lógica entre los clientes y los presupuestos enviados, con el fin de generar un histórico de presupuestos.  En ofimática, una forma tradicional de introducir paquetes de datos como el descrito anteriormente es mediante una tabla con filas y columnas. 

Cada fila se conoce a menudo como un registro y cada columna, que también se suele denominar “campos”, contiene un valor para cada tipo de datos: nombre de la empresa, identificación fiscal, domicilio… Generalmente, las bases de datos, disponen de una columna que contiene un identificador único, que puede ser el código del proveedor o del cliente, un número de cuenta corriente…. En algunos programas de ofimática, este identificador es lo que se conoce como clave principal y se utiliza para identificar cada fila. Junto a las tareas de incorporación, modificación y recuperación o consulta de datos, existen otras actividades que cobran importancia en función del tamaño o complejidad de las bases de datos y que denominamos mantenimiento de la base de datos. El mantenimiento no es otra cosa que salvaguardar los datos y actualizarlos debidamente y, llegado el caso o la necesidad, integrarlos adecuadamente con otros registros o bases de datos adicionales y compatibles.

Si la base de datos o paquete de bases de datos es pequeño, el mantenimiento puede realizarse de forma, digamos, doméstica o individual, pero si la base de datos es compleja o contiene un apreciable volumen de datos, necesitaremos aplicaciones específicas de mantenimiento que nos comprueben aspectos tales como la integridad de los datos, si existen datos dañados o corruptos, basura informática del sistema, etc. Los motores de búsqueda son recursos que permiten localizar de manera sencilla cualquier información que hayamos introducido en la base de datos. La rapidez irá en función del volumen de datos y del aplicativo informático utilizado. Al realizar búsquedas deberemos tener en cuenta aspectos tales como qué queremos buscar o el idioma de búsqueda. En la mayoría de las bases de datos soportadas en aplicativos informáticos, la opción de búsqueda se encuentra perfectamente identificada en el menú de tareas de herramientas. 

También, pueden tener la opción de búsqueda avanzada, similar a las búsquedas avanzadas de los buscadores de Internet. Con nuestras claves accedemos a la base de datos de proveedores o de clientes, pulsamos la opción buscar e introducimos el nombre del proveedor o del cliente, accediendo rápidamente a su registro de datos, comprobando su domicilio y trasladando este domicilio por correo electrónico a la persona de la empresa que, por ejemplo, nos lo haya requerido. Finalmente, la generación de informes en una base de datos no deja de ser una búsqueda avanzada con criterios específicos y presentada dicha búsqueda con un formato diseñado por el usuario. Por ello, para la generación de informes se utilizan las herramientas que los gestores de bases de datos ponen a disposición del usuario, con denominaciones del tipo “crear informe”. Fuente de la imagen: mvc elaboración propia.