Sistemas de Información

Fuente de la imagen: mvc elaboración propia

Trataremos los medios de comunicación más usuales utilizados en las relaciones empresariales, profesionales o institucionales, con especial atención a las telemáticas o virtuales. Dependiendo de los procesos de trabajo y de la cultura empresarial de cada organización, utilizaremos distintos sistemas de comunicación. Doctrinalmente existen unas clasificaciones teóricas entre comunicación interna, dentro de la organización, y externa, con terceros ajenos a la organización. Asimismo, a nivel interno se baraja la comunicación jerárquica o vertical, bidireccional entre responsables y subordinados, y horizontal o plana, entre divisiones, áreas, secciones del mismo rango o jerarquía. Esta distinción también puede aplicarse entre puestos, áreas, secciones… internas y externas, por ejemplo, un responsable comercial de una empresa comunica con otro responsable comercial del mismo nivel pero de otra empresa. Existirán tantas fórmulas de comunicación como idiosincrasia o cultura empresarial exista. A título orientativo, enumeramos la comunicación formal, mediante formularios, dictámenes, informes… de la informal, conversaciones, llamadas telefónicas… Ambas tienen su importancia ya que la formal posibilita la generación de soportes documentales necesarios para la gestión y el control administrativo y el cumplimiento normativo, y la informal genera interacción rápida y en armonía a la vez que se cultivan valores como la confianza. Si bien el avance tecnológico va desplazando los medios de comunicación tradicionales, como la carta comercial o, incluso, el teléfono, no es menos cierto que todavía se siguen utilizando, dependiendo de la región, del sector de actividad y del tamaño de la empresa. Presentimos que les queda poco recorrido, pero todavía están ahí.

Entendida las cartas comerciales tradicionales como esos escritos en papel cruzados entre cliente y proveedor, para dejar constancia documental de las operaciones de compraventa, qué duda cabe que con la aparición de la firma digital, su declive es cada vez más acentuado. El contenido de estos escritos recogía desde ofertas comerciales o promocionales hasta el envío de facturas, pedidos o acuse de recibo de documentación recibida. Una variante de esta documentación es la referida a los comunicados internos entre divisiones, secciones o departamentos de una misma corporación empresarial. La transmisión telefónica de documentación mediante escaneo y recepción en papel, conocida como fax, apenas se utiliza en el mundo civilizado, si bien aguanta el tipo una variante de este medio, el fax digital, que debería estar en la sección de medios de comunicación telemáticos, pero somo pesimistas acerca de su futuro. Por su antigüedad, catalogamos el SMS o servicio de mensajes cortos, como un medio tradicional. Reconocer que todavía se utilizan en determinados sectores de actividad comercial, ya sea enviándolos masivamente con datos promocionales o informando de gestiones realizadas. En cuanto al teléfono, aunque las videoconferencias le van comiendo terreno, aguanta el tipo este dispositivo de comunicación inventado por un italiano (Meucci) y patentado por un escocés (Graham Bell), con su versión móvil y trascendental su uso en la comercialización de productos y servicios, tanto nacional como internacional. En relación a la comunicación telemática, también denominada digital, la entendemos como la comunicación que utiliza las telecomunicaciones junto a la informática. A continuación describiremos aquellos sistemas o procedimientos que consideramos más relevantes en el ámbito de la comercialización internacional.

Del inglés electronic data interchange (EDI), el intercambio electrónico de datos consiste en la transmisión telemática de información entre organizaciones, transfiriendo documentos electrónicos (pedidos, albaranes, facturas…) desde un sistema informático a otro. La transmisión se realiza siguiendo determinados estándares técnicos, de forma que se facilite tanto el envío como, sobre todo, la recepción de los bloques de información, integrándose la información en los sistemas del servidor cliente, sin realizar apenas adaptación. El correo electrónico, conocido también como email o mail, es un servicio de comunicación que utiliza Internet y que permite a los usuarios no solo enviar y recibir mensajes electrónicos completos (datos del transmisor, del receptor, asunto, fecha de envío, contenido en texto del mensaje, firmas manuales o digitales…), sino también una amplia variedad de documentos adjuntos en distintos formatos (procesador de texto, pdf, hojas de cálculo, bases de datos, imágenes…). Las aplicaciones de mensajería instantánea permiten enviar y recibir no solo mensajes a través de Internet sino, también notas de voz, imágenes, vídeos, pdfs… También permiten llamadas telefónicas y videollamadas. Algunas, como wasap, se integran en la agenda de contactos profesionales y permiten disponer de aplicaciones de empresas o corporativas (business), gestionando la app desde el Smartphone y desde el ordenador.  Las aplicaciones de mensajerías paulatinamente van sustituyendo a los SMS y a otros medios de comunicación telemáticos. 

Algunas redes sociales como twtter o Linkedin también incorporan la opción de mensajes directos. Entre los aplicativos de mensajería instantánea más conocidos se encuentran WhatsApp, Telegram o Facebook Messenger. Las aplicaciones colaborativas posibilitan trabajar de forma combinada entre los miembros de un equipo, división, sección o empresa, mediante distintas herramientas (chat, calendario…) junto a otras aplicaciones, posibilitando realizar videoreuniones, videollamadas, activar grupos de trabajo, integración de la herramienta con servicios de gestión de productividad, almacenamiento de archivos, trabajo en remoto, agendas individuales y grupales… En cuanto al Social Media, siguiendo a S. Wasseman y K. Faust[1], las redes sociales son estructuras soportadas en Internet y formadas por relaciones entre usuarios o miembros, con determinados intereses personales, institucionales, empresariales o profesionales en común, representando paradigmas sociológicos y del comportamiento organizacional. No cabe duda que las redes sociales, Social Media, se han convertido en un medio de relaciones profesionales y empresariales, usándose cada vez más de forma corporativa, ya sea para la promoción de servicios o productos como contactos preliminares y acercamiento a operaciones comerciales. Fuente de la imagen: msm. Imagen incorporada con posterioridad; fuente: mvc elaboración propia.

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[1] Wasserman, Stanley; Faust, Katherine. Análisis de redes sociales: Métodos y aplicaciones. Madrid: Centro de Investigaciones Sociológicas. 2013.